Odpowiedź na interpelację nr 41505

w sprawie dofinansowania do wyżywienia pracowników poprzez zwolnienie pracodawcy z oskładkowania na ZUS

Odpowiadający: sekretarz stanu w Ministerstwie Rodziny i Polityki Społecznej Stanisław Szwed

Warszawa, 20-06-2023

Szanowna Pani Marszałek,

w związku z otrzymaną interpelacją nr 41505 Pana Posła Michała Jarosa, w sprawie dofinansowania do wyżywienia pracowników poprzez zwolnienie pracodawcy z oskładkowania na ZUS, poniżej przedstawiam stosowne informacje.

Odnosząc się do kwestii zasad ustalania składek na ubezpieczenia społeczne, należy na wstępie wskazać, że zgodnie z regulacją zwartą w art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2022 r. poz. 1009 z późn. zm.), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników - stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy z wyłączeniem wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków jak również przychodów wymienionych w § 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 z późn. zm.) - zwanego dalej „rozporządzeniem składkowym”. Przepisy tego rozporządzenia stosuje się również odpowiednio do osób zatrudnionych na podstawie cywilnoprawnych umów zlecenia .

W systemie prawa ubezpieczeń społecznych od ponad 25 lat funkcjonuje wyłączenie "benefitów żywieniowych" z podstawy wymiaru składek - zarówno w formach pieniężnych jak i niepieniężnych - na warunkach określonych w rozporządzeniu składkowym. Wskazane wyłączenie z podstawy wymiaru składek stanowi o zmniejszeniu pozapłacowych kosztów pracy.

W 2022 r. Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej wyszło naprzeciw postulatom zgłaszanym przez środowiska pracodawców i dokonało podwyższenia wyłączenia z podstawy wymiaru składek wartości finansowanych przez pracodawcę posiłków z obowiązującej od wielu lat kwoty 190 zł do kwoty 300 zł miesięcznie.

Na podstawie przepisów § 2 ust. 1 pkt 11 ww. rozporządzenia w brzmieniu obowiązującym od dnia 1 marca 2022 r. - podstawy wymiaru składek nie stanowi zatem obecnie wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków, udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu, do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 300zł.

Jednocześnie zgodnie z utrwaloną od lat wykładnią Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej oraz ZUS - wyłączeniu z podstawy wymiaru składek podlega również wartość „benefitów żywieniowych” w postaci bonów, talonów czy innych znaków towarowych (w tym kart przedpłaconych – tzw. prepaid) – o ile ich wartość nie przekroczy miesięcznie określonego w ww. rozporządzeniu limitu, a jednocześnie będą one przeznaczone do nabycia przez pracownika w placówkach handlowych czy punktach gastronomicznych - wyłącznie gotowych posiłków jak i przetworzonych produktów żywnościowych nadających się do bezpośredniego spożycia, tak aby spełniały one kryterium posiłku zgodnie z § 2 ust. 1 pkt 11 rozporządzenia składkowego.

Podkreślenia wymaga, że każde wyłączenie z podstawy wymiaru składek czy podwyższenie nieoskładkowanych kwot różnego rodzaju - powinno być poprzedzone szczegółową analizą wpływu takiego rozwiązania na sytuację osób ubezpieczonych – w tym przypadku pracowników, zleceniobiorców oraz ich rodzin. Wysokość odprowadzanych składek wpływa bowiem nie tylko na wysokość przyszłej emerytury tych osób, lecz również na wysokość świadczeń krótkoterminowych, takich jak zasiłki chorobowe czy macierzyńskie (lub rodzicielskie). Wpływa także na wysokość rent rodzinnych dla uprawnionych członków rodziny zmarłego pracownika czy zleceniobiorcy, jak również rodziny zmarłego świadczeniobiorcy ZUS.

Należy zwrócić uwagę, że system ubezpieczeń społecznych gwarantuje świadczenia pieniężne w zamian za opłacane składki. Jednocześnie jest to system repartycyjny, w którym składki wpływające na bieżąco do Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (FUS) są na bieżąco wydatkowane na wypłatę świadczeń z Funduszu dla osób , które czasowo lub trwale utraciły możliwość samodzielnego zarobkowania. Ze składek osób pracujących są więc finansowane świadczenia osób, które są czasowo lub trwale niezdolne do pracy zarobkowej.

System ubezpieczeń społecznych nie powinien być zatem traktowany jako instrument polityki gospodarczej. Nie byłoby bowiem właściwym zwiększanie rentowności przedsiębiorstw kosztem zmniejszania podstawy wymiaru składek, czyli de facto kosztem obniżenia poziomu zabezpieczenia społecznego osób zatrudnionych i ich rodzin (i tym samym wysokości ich świadczeń z ubezpieczeń społecznych) oraz kosztem umniejszenia bieżących przychodów FUS.

Wsparcie przedsiębiorców i przedsiębiorczości oraz działalności i utrzymania firm na rynku jest oczywiście istotne dla gospodarki kraju ale nie powinno odbywać się kosztem bezpieczeństwa socjalnego osób zatrudnionych i ich rodzin.

Niemniej jednak, mając także na względzie aktualną sytuację ekonomiczną kraju jak i wielu firm – obecnie analizowane są różne możliwe do wprowadzenia formy wsparcia dla przedsiębiorców.

W przypadku podjęcia przez stronę rządową wiążących ustaleń i decyzji w tym zakresie, odpowiednie wyliczenia i skutki finansowe dla sektora finansów publicznych zostaną przedstawione w stosownym czasie - w ocenie skutków regulacji (OSR) stanowiącej załącznik do projektu danego aktu prawnego. W zakresie poruszonych przez Pana Posła kwestii związanych z zasadami funkcjonowania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - pozwolę sobie natomiast wskazać, że przeznaczenie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz zasady jego wydatkowania reguluje ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2023 r., poz. 998) – zwana dalej ustawą o zfśs. Fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu, na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych oraz na tworzenie zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Natomiast działalność socjalna finansowana przez pracodawcę z funduszu obejmuje enumeratywnie określony w art. 2 pkt 1 ustawy o zfśs wykaz rodzajów działalności i form świadczeń, przy czym warto zauważyć, iż pomoc materialna udzielana z funduszu może mieć formę zarówno finansową (pieniężną ), realizowaną w praktyce nie tylko w formie przelewu albo gotówki ale także pieniądza elektronicznego – tzw. karty przedpłaconej, jak i rzeczową (zakup artykułów i towarów). Ze względu na pomocowy charakter działalność socjalna finansowana z funduszu świadczeń socjalnych, co do zasady obejmuje różne cele, rodzaje i formy przyznawania usług i świadczeń socjalnych.

Dodać należy, iż w praktyce pomoc materialna w formie finansowej jest stosowana w przypadku przyznawania dopłat z zfśs do kosztów nabywania przez pracowników usług wypoczynkowych (imprez turystycznych), w tym zorganizowanych, zgodnie z przepisami oświatowymi, różnych form wypoczynku dla dzieci i młodzieży w wieku szkolnym (kolonie, obozy, wypoczynek połączony z nauką lub leczeniem, itp.), usług opieki nad małymi dziećmi w żłobkach, przedszkolach, klubach dziecięcych, itp., pomocy materialnej dla pracowników organizujących wypoczynek we własnym zakresie (tzw. wczasów pod gruszą), a przede wszystkim zapomóg wypłacanych w najtrudniejszych sytuacjach życiowych (zdarzenia losowe, długotrwała choroba, śmierć) oraz zapomóg związanych z realizacją bieżących wydatków np. powiązanych z kosztami utrzymania i ponoszenia opłat mieszkaniowych.

Podkreślić należy, iż fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem zakładowym. Oznacza to, że szczegółowe zasady wydatkowania jego środków, uwzględniające ustawowe przeznaczenie funduszu, stan środków socjalnych utworzonych przez pracodawcę oraz potrzeby socjalne osób uprawnionych do korzystania z funduszu (wyznaczane ich sytuacją życiową rodziną i materialną) są przedmiotem regulaminu uzgodnionego ze związkami zawodowymi, a gdy one nie działają – z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów (art. 8 ust. 2 ustawy o zfśs). W związku z tym, to na poziomie konkretnego pracodawcy następuje uszczegółowienie wydatkowania środków socjalnych w drodze przyjętych ustaleń zakładowych stron dialogu społecznego. Dotyczy to także wyboru form udzielanych świadczeń, adekwatnych do ich rodzaju i potrzeb osób ubiegających się o ich przyznanie.

Odnosząc się do kwestii wydatkowania środków socjalnych na nabywanie usług socjalnych w kraju lub zagranicą, to ustawa o zfśs nie zawiera ograniczeń w tym zakresie. Podkreślić należy, iż w tej sprawie wypowiedział się już Trybunał Konstytucyjny nakazując usunięcie z ustawy o zfśs przepisów ograniczających możliwość finansowania z zfśs wyłącznie krajowych usług socjalnych. W wyroku z dnia 28 marca 2007 r. (sygn.. akt K 40/04, 33/3/A/2007) TK orzekł bowiem, że „Art. 2 pkt 1 oraz art. 8 ust. 2a ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych w zakresie, w jakim przepisy te uniemożliwiają pracownikom skorzystanie z usług świadczonych przez pracodawcę na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej, jeśli są one świadczone poza terenem kraju, są niezgodne z art. 32 w związku z art. 2 Konstytucji RP”.

Ustawa o zfśs zawiera regulacje umożliwiające weryfikację ustawowego celu, przeznaczenia i zasad wydatkowania środków socjalnych. Służą temu m.in. następujące rozwiązania:

• możliwość wprowadzenia do regulaminu zfśs postanowienia o uprawnieniu dla pracodawcy do żądania udokumentowania przez osobę ubiegającą się o świadczenia danych osobowych podawanych w oświadczeniu - w zakresie niezbędnym do ich potwierdzenia. Potwierdzenie może odbywać się w szczególności na podstawie oświadczeń i zaświadczeń o sytuacji życiowej (w tym zdrowotnej), rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu (art. 8 ust. 1a ustawy o zfśs); dotyczy to także możliwości wprowadzenia w regulaminie zfśs dokumentowania sytuacji i okoliczności uzasadniających przyznanie świadczenia oraz związanych z tym kosztów ponoszonych przez osoby uprawione w celu nabycia potrzebnych usług i towarów;
• obowiązek pracodawcy utworzenia odrębnego dla zfśs rachunku bankowego służącego gromadzeniu środków funduszu i realizacji wypłat świadczeń socjalnych przyznanych osobom uprawnionym (art. 12 ustawy o zfśs), a tym samym ewentualnej kontroli wydatkowania zfśs.

Jednocześnie podkreślić należy, iż zgodnie z art. 10 ustawy o zfśs, środkami funduszu administruje pracodawca, co oznacza nie tylko jego obowiązek zapewnienia obsługi organizacyjno-finansowej funduszu ale także odpowiedzialność za prawidłowe, zgodne z ustawą gospodarowanie środkami socjalnymi, któremu będzie służyć przyjęcie i stosowanie takich rozwiązań, które zapewnią realizację ustawowego przeznaczenia funduszu. Dodać należy, iż nieprzestrzeganie przez pracodawcę przepisów ustawy jest objęte odpowiedzialnością wykroczeniową, według zasad określonych w art.12 a ustawy o zfśs.

Równocześnie, w myśl art. 8 ust. 3 ustawy, związkom zawodowym przysługuje prawo wystąpienia do sądu pracy z roszczeniem o zwrot funduszowi środków wydatkowanych niezgodnie z przepisami ustawy lub o przekazanie należnych środków na fundusz.

W obowiązującym systemie prawa nadzór i kontrola nad prawidłowością stosowania przez pracodawców przepisów prawa pracy, w tym ustawy o zfśs należy do zadań uprawnionych organów odrębnej w zakresie swojego działania Państwowej Inspekcji Pracy.

Z wyrazami szacunku

z up. Ministra Rodziny i Polityki Społecznej
Stanisław Szwed
Sekretarz Stanu