Odpowiedź podsekretarza stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości - z upoważnienia ministra -

na zapytanie nr 4988

w sprawie wprowadzenia w życie w Ministerstwie Sprawiedliwości i urzędach podległych ministrowi sprawiedliwości przepisów dotyczących sposobów kontroli dokonywania wydatków przy wykorzystaniu kart służbowych

   Szanowna Pani Marszałek! Odpowiadając na skierowane przez pana posła Adama Kwiatkowskiego zapytanie z dnia 26 lipca 2013 r. w sprawie wprowadzenia w życie w Ministerstwie Sprawiedliwości i urzędach podległych ministrowi sprawiedliwości przepisów dotyczących sposobów kontroli dokonywania wydatków przy wykorzystaniu kart służbowych, uprzejmie przedstawiam, co następuje.

   Na wstępie chcę podkreślić, iż zasady wydawania i używania elektronicznych instrumentów płatniczych, w tym instrumentów pieniądza elektronicznego, oraz prawa i obowiązki stron umów o elektroniczny instrument płatniczy w zakresie nieuregulowanym w ustawie z dnia 19 sierpnia 2011 r. o usługach płatniczych zostały określone w ustawie z dnia 12 września 2002 r. o elektronicznych instrumentach płatniczych (Dz. U. z 2012 r. poz. 1232). W ustawie tej zdefiniowane zostało m.in. pojęcie ˝karta płatnicza˝.

   Karta płatnicza to karta identyfikująca wydawcę i upoważnionego posiadacza, uprawniająca do wypłaty gotówki lub dokonywania zapłaty, a w przypadku karty wydanej przez bank lub instytucję ustawowo upoważnioną do udzielania kredytu - także do dokonywania wypłaty gotówki lub zapłaty z wykorzystaniem kredytu (art. 2 pkt 7 ww. aktu).

   W tym miejscu pozwolę sobie wskazać, iż obowiązująca do końca 2009 r. ustawa o finansach publicznych nie regulowała zasad korzystania z kart płatniczych. Dopiero ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885, z późn. zm.) wprowadziła zasady dotyczące tego zakresu, w celu - jak wskazano w uzasadnieniu projektu - zapewnienia jednolitych zasad korzystania z kart płatniczych w jednostkach sektora finansów publicznych.

   Dysponenci części budżetowych na postawie art. 175 ust. 3 tej ustawy zostali zobowiązani do ustalenia - w tym także w odniesieniu do podległych jednostek organizacyjnych - sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych. Przedmiotowy artykuł wskazał przy tym szczegółowość reguł dokonywania wydatków z użyciem służbowych kart płatniczych, które dotyczą kwestii podmiotowych, rzeczowych oraz ewidencyjno-rozliczeniowych.

   Ustalając wytyczne w zakresie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych, dysponenci części budżetowych są zobowiązani do określenia w szczególności:

   - funkcji, stanowisk i zakresu obowiązków służbowych uprawniających do korzystania ze służbowej karty płatniczej,

   - trybu i warunków przyznawania służbowej karty płatniczej i ustalania wysokości miesięcznych limitów wydatków;

   - rodzajów towarów i usług, za które może być dokonywana zapłata za pomocą służbowej karty płatniczej;

   - przypadków, kiedy może być dokonana wypłata gotówki za pomocą służbowej karty płatniczej;

   - sposobu prowadzenia ewidencji wydanych służbowych kart płatniczych;

   - sposobu i terminów rozliczania płatności dokonanych przy wykorzystaniu służbowej karty płatniczej.

   Przedstawiając powyższe, uprzejmie informuję pana posła, iż przedmiotowe przepisy wprowadzono formalnie zarządzeniem ministra sprawiedliwości z dnia 13 maja 2011 r. w sprawie sposobu dokonywania wydatków przy wykorzystaniu służbowych kart płatniczych użytkowanych w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz w jednostkach organizacyjnych podległych lub nadzorowanych przez ministra sprawiedliwości (Dz. Urz. Min. Sprawiedl. Nr 7, poz. 130).

   Zgodnie z zapisami ww. aktu służbowe karty płatnicze mogą być wykorzystywane wyłącznie w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz Centralnym Zarządzie Służby Więziennej, w pozostałych zaś jednostkach podległych ministrowi sprawiedliwości lub przez niego nadzorowanych służbowe karty płatnicze nie mogą być stosowane.

   Co do zasady, służbowa karta płatnicza może zostać przyznana: członkowi kierownictwa Ministerstwa Sprawiedliwości, dyrektorowi departamentu lub biura w ministerstwie oraz jego zastępcy oraz dyrektorowi generalnemu Służby Więziennej i jego zastępcom.

   Służbowa karta płatnicza może być również przyznana w myśl § 4 ust. 2 osobom innym niż wskazane powyżej, jeżeli w związku z zajmowanym w Ministerstwie Sprawiedliwości stanowiskiem, pełnioną funkcją lub wykonywanymi obowiązkami służbowymi dokonują one ściśle określonych wydatków (o których mowa w § 11 ust. 1 i 2 ww. zarządzenia), a płatność nie może być dokonana w innej formie bezgotówkowej.

   Należy podkreślić, iż służbowa karta płatnicza może być przyznana wyłącznie osobie, która jest pracownikiem jednostki lub osobą oddelegowaną do tej jednostki do wykonywania zadań na podstawie odrębnych przepisów i nie pozostaje w okresie wypowiedzenia (rozwiązania, ustania) stosunku pracy (stosunku służbowego).

   Służbowa karta płatnicza jest przyznawana, co do zasady, na podstawie pisemnego wniosku o wydanie służbowej karty płatniczej oraz po uzyskaniu zgody ministra (zgoda ministra nie jest wymagana w przypadku karty przyznawanej ministrowi, dyrektorowi generalnemu ministerstwa oraz dyrektorowi generalnemu Służby Więziennej).

   Zarządzenie określa wysokość miesięcznego limitu wydatków ze służbowej karty płatniczej, który nie może być większy niż: 30 000 zł (w przypadku ministra), 25 000 zł (w przypadku sekretarza stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości), 20 000 zł (w przypadku podsekretarza stanu w Ministerstwie Sprawiedliwości, dyrektora generalnego Ministerstwa Sprawiedliwości oraz dyrektora generalnego Służby Więziennej), 15 000 zł (w przypadku dyrektora departamentu lub biura w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz zastępcy dyrektora generalnego Służby Więziennej) oraz 10 000 zł (w przypadku zastępcy dyrektora departamentu lub biura w Ministerstwie Sprawiedliwości oraz osoby, o której mowa w § 4 ust. 2).

   W myśl zarządzenia służbowa karta płatnicza jest wydawana na czas określony, po podpisaniu umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej, której wzór został określony w załączniku do zarządzenia. Równocześnie do umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej dołącza się oświadczenie użytkownika o zapoznaniu się z zarządzeniem oraz ustalonym przez bank regulaminem korzystania z kart płatniczych oraz o wyrażeniu zgody na potrącanie z wynagrodzenia za pracę (uposażenia, należności wypłacanych przez Ministerstwo Sprawiedliwości) kwot wydatkowanych niezgodnie z obowiązującymi przepisami lub postanowieniami umowy o korzystanie ze służbowej karty płatniczej (wzór oświadczenia został określony w załączniku do zarządzenia).

   Wypowiedzenie (rozwiązanie, ustanie) stosunku pracy (stosunku służbowego) użytkownika, zwolnienie ze służby, odwołanie lub ustąpienie z delegowania, odwołanie z pełnionej funkcji, przeniesienie na stanowisko nieuprawniające do korzystania ze służbowej karty płatniczej powodują obowiązek jej zwrotu. Zasady i terminy zwrotu karty zostały określone w przedmiotowym zarządzeniu.

   Służbową kartą płatniczą może posługiwać się wyłącznie jej użytkownik, czyli osoba, z którą została podpisana umowa o korzystanie ze służbowej karty płatniczej. Użytkownik jest zobowiązany do przestrzegania zasad korzystania ze służbowych kart płatniczych określonych zarządzeniem oraz bankowego regulaminu korzystania z kart płatniczych, a w szczególności do:

   1) przechowywania służbowej karty płatniczej i ochrony kodu identyfikacyjnego PIN oraz kodu weryfikacyjnego (CVV lub CVC) z zachowaniem należytej staranności,

   2) nieprzechowywania służbowej karty płatniczej razem z kodami,

   3) niezwłocznego zgłoszenia bankowi prowadzącemu obsługę służbowej karty płatniczej utraty służbowej karty płatniczej w wyniku kradzieży, zagubienia, zniszczenia lub ujawnienia kodu osobie nieuprawnionej, w celu dokonania jej blokady, oraz do powiadomienia wskazanych w zarządzeniu osób o tych okolicznościach,

   4) nieudostępniania służbowej karty płatniczej, kodów oraz numeru służbowej karty płatniczej osobom nieuprawnionym.

   Użytkownik ponosi także odpowiedzialność materialną za szkody wynikające z niezgłoszenia utraty służbowej karty płatniczej lub ujawnienia kodu.

   Za pomocą służbowej karty płatniczej można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, karta służby bowiem do dokonywania płatności za towary i usługi:

   1) związane z krajowymi i zagranicznymi podróżami służbowymi, w tym w szczególności: usługami hotelarskimi i gastronomicznymi oraz przejazdami środkami transportu, w tym za usługi świadczone na rzecz innych członków delegacji służbowej będących pracownikami (funkcjonariuszami) Ministerstwa Sprawiedliwości lub Centralnego Zarządu Służby Więziennej lub osobami delegowanymi do tych jednostek,

   2) inne niż powyższe, które są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych, pełnioną funkcją lub zajmowanym stanowiskiem, wyłącznie w przypadku braku możliwości dokonywania płatności w innej formie bezgotówkowej - także wyłącznie w przypadku Ministerstwa Sprawiedliwości lub Centralnego Zarządu Służby Więziennej.

   Chcę podkreślić, iż zarządzenie wskazuje, że użytkownik może dokonać wydatku przy użyciu służbowej karty płatniczej tylko wtedy, gdy nabycie towarów lub usług zostało ujęte uprzednio w planie finansowym jednostki, zaś środki finansowe na ten cel zostały uprzednio zabezpieczone, zgodnie z odrębnymi zasadami. Wydatki regulowane służbowymi kartami płatniczymi winny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny oraz zgodnie z przepisami dotyczącymi finansów publicznych.

   Zarządzenie zawiera również zakaz dokonywania innych niż ww. płatności, w tym w szczególności dokonywania płatności prywatnych, ponadto służbowa karta płatnicza nie może być wykorzystywana do wypłaty gotówki.

   Każda operacja finansowa dokonana przy użyciu służbowej karty płatniczej musi zostać udokumentowana:

   1) fakturą lub rachunkiem dokumentującym tę płatność, opisanym zgodnie z procedurami obowiązującymi w jednostce i w sposób umożliwiający ustalenie charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku oraz związku dokonanego wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych, pełnieniem funkcji lub zajmowanym stanowiskiem;

   2) wydrukiem potwierdzenia dokonania płatności przy użyciu służbowej karty płatniczej

   - nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania płatności (w przypadku podróży służbowych termin wynosi 14 dni od dnia zakończenia takiej podróży).

   Jeżeli dokonanie wydatku nie zostanie potwierdzone w określony zarządzeniem sposób, właściwa w sprawach finansowych komórka organizacyjna ministerstwa lub Centralnego Zarządu Służby Więziennej jest zobowiązana do niezwłocznego poinformowania o tym na piśmie kierownika jednostki, nieudokumentowane wydatki podlegają zaś zwrotowi na zasadach określonych w § 15 zarządzenia.

   Płatności dokonane służbową kartą płatniczą są rozliczane w cyklach miesięcznych, jednak nie wcześniej niż po otrzymaniu z banku, który wydał służbową kartę płatniczą, indywidualnego zestawienia transakcji, którymi limit tej karty został obciążony w danym cyklu rozliczeniowym. Ewidencja służbowych kart płatniczych obejmuje szczegółową ewidencję wszystkich wydanych służbowych kart płatniczych oraz ewidencję rozliczeń transakcji wykonanych przy użyciu tych kart, zapewniając w szczególności: ustalenie liczby wydanych służbowych kart płatniczych, osób uprawnionych do korzystania z nich, wraz z określeniem zajmowanego stanowiska, pełnionej funkcji lub zakresu obowiązków służbowych użytkownika uprawniających do wydania karty, przyznanych miesięcznych limitów wydatków oraz okresów, na jakie służbowe karty płatnicze zostały wydane. Ewidencja ta jest prowadzona na bieżąco przez właściwą w sprawach finansowych komórkę organizacyjną, która w szczególności: przekazuje służbowe karty płatnicze użytkownikom, zwraca służbowe karty płatnicze do banku, monitoruje terminy upływu ważności służbowych kart płatniczych oraz nabycie lub utratę uprawnień.

   Dyrektor generalny ministerstwa oraz dyrektor generalny Służby Więziennej są zobowiązani zapisami ww. aktu do przedstawiania ministrowi sprawiedliwości, w terminie do dziesiątego dnia miesiąca następującego po zakończeniu kwartału roku kalendarzowego, informacji o: liczbie posiadanych przez jednostkę służbowych kart płatniczych, liczbie użytkowników, kwotach i rodzajach wydatków dokonanych przy użyciu służbowych kart płatniczych.

   Uprzejmie informuję pana posła, iż jedynie Ministerstwo Sprawiedliwości posiada jedną służbową kartę płatniczą, która jest wykorzystywana sporadycznie; kwota wydatków do końca sierpnia br. nie przekroczyła 12 250 zł. Jednocześnie wydatki poniesione ogółem w latach 2010-2012 z tytułu używania kart płatniczych w ministerstwie wyniosły mniej niż 7000 zł.

   Przedstawiając powyższe, wyrażam nadzieję, że niniejsza odpowiedź dostarczyła oczekiwanych przez pana posła informacji dotyczących funkcjonowania w resorcie sprawiedliwości przepisów ustawy o finansach publicznych dotyczących służbowych kart płatniczych.

   Z wyrazami poważania

   Podsekretarz stanu

   Michał Królikowski

   Warszawa, dnia 9 września 2013 r.